Existem muitos motivos - não apenas uma pandemia global - para que um consultor precise ser realocado. Talvez seja para ajudar a cuidar de um parente doente. Talvez um desastre natural o afaste de sua casa.

Para Cindy Louisa Gunawan, membro da MDRT há sete anos, o motivo foi muito mais feliz, mas ainda assim difícil: ela estava se casando e se mudando para Houston, Texas, EUA, a 320 quilômetros de distância de Lafayette, Louisiana, EUA, o local que foi sua casa a maior parte de sua vida e dos clientes que estavam acostumados a se encontrarem pessoalmente com ela.

Nem é preciso dizer a dificuldade dessa transição para reter clientes existentes e captar clientes em potencial no novo local, pois exige muito mais esforço do que enviar um e-mail dizendo: “A propósito, as coisas estão mudando”. Mas como Gunawan, que se concentra em seguro de vida para engenheiros, arquitetos, médicos, advogados, dentistas e empresários, transformou uma grande mudança em sua vida em uma oportunidade de tornar o seu negócio mais eficiente? Assim:

1. Plante as sementes. Gunawan se casou em abril de 2017 e se mudou em dezembro. Mas ela sabia da mudança desde o seu noivado, em novembro de 2016. Então, ela iniciou imediatamente um plano de transição, abordando um colega do escritório de Lafayette de sua operadora sobre uma parceria, com a intenção de transferir alguns clientes para ele. Durante as revisões anuais, ela comunicou que um novo parceiro estaria disponível para se encontrar pessoalmente com os clientes no futuro, enquanto Gunawan ainda estaria em contato - mas não necessariamente pessoalmente. Nesse período de preparação, Gunawan também perguntava aos clientes se conheciam alguém em Houston para que ela pudesse começar a construir a sua clientela antes da mudança. “Se eu não tivesse feito isso”, disse ela, observando que agora tem 800 clientes em Lafayette e 200 em Houston, “talvez não teria 20% dos meus negócios em Houston atualmente”.

2. Faça conexões. Pouco tempo depois de chegar a Houston, Gunawan começou a oferecer almoços trimestrais e happy hours para conhecer os seus colegas. Logo ela se voluntariou para ajudar as pessoas afetadas pelo furacão Harvey. Gunawan também comunicou que estava contratando e forneceu uma carta para os colegas compartilharem entre suas redes de contatos. Como resultado, a consultora rapidamente encontrou um assistente por indicação, em vez de apenas uma resposta a um anúncio de emprego.

3. Comunique o seu conhecimento. Gunawan também falou com o sócio-gerente do seu escritório local e se ofereceu para fazer palestras para os consultores mais novos. Com 15 anos de experiência na época, Gunawan sentiu que poderia ajudar outras pessoas ao mesmo tempo em que criava oportunidades de trabalhos em conjunto. O resultado não foi apenas relacionamentos aprimorados, mas um novo caminho para obter clientes e receitas, além de uma nova forma de desenvolver a camaradagem em um novo lugar.

4. Aprenda com os seus erros. Lembra do parceiro que Gunawan contratou? Ele deixou a profissão de serviços financeiros em 2018 após apenas três anos na área. Assim, Gunawan teve que entrar em contato com os clientes novamente e desfazer as mudanças realizadas anteriormente. A situação gerou algumas conversas estranhas e a lição de que Gunawan não consideraria um parceiro júnior com menos de cinco anos de experiência. Agora, ela está planejando contratar outro e não está preocupada com a localização deles. Em 2019, ela contratou o irmão de um colega baseado em Nova York para assumir o trabalho de investimento em regime de meio período. (Sua prática é composta por 75% de seguros e 25% de investimentos, mas 95% dos clientes têm ambos.) Trabalhar remotamente também forçou Gunawan a garantir que todo o trabalho pudesse ser compartilhado eletronicamente. Essa mudança também a colocou em uma boa posição quando a pandemia forçou todos a se afastarem da comunicação pessoal, seja temporária ou permanentemente.

5. Mantenha a flexibilidade. A equipe remota não termina por aí. O funcionário e “braço direito” de Gunawan está baseado em Lafayette e gerencia todos os funcionários de Gunawan (incluindo outro membro da equipe em tempo parcial em Lafayette) e ajuda a coordenar os agendamentos de clientee. Gunawan também tem um especialista de marketing de meio período baseado na Carolina do Norte que ajuda a gerar novos clientes através do LinkedIn e cuida do calendário de Gunawan.

6. Aperfeiçoe o seu sistema. Lidar com 1.000 clientes em dois estados diferentes requer um processo bem estruturado, diz Gunawan, que se autodescreve como uma máquina. O processo consiste em passar três semanas por mês em Houston e uma semana em Lafayette, onde a consultora passa cinco dias consecutivos participando de quatro a seis reuniões por dia, com um intervalo de 30 minutos entre elas. (Gunawan faz muitas reuniões virtuais com os clientes de Lafayette, mas os aposentados, que representam 10% de sua clientela, gostam de visitas presenciais, disse ela. No final de cada reunião de revisão, ela identifica a preferência dos clientes: reunião presencial, virtual ou por telefone.) “Quando marcamos uma reunião de revisão com os meus clientes mais novos, às vezes eles presumem que eu ainda moro em Lafayette”, disse ela. "Eles nem perceberam que eu mudei." Definir as próximas reuniões com seis meses a um ano de antecedência ajuda a manter o cronograma funcionando sem problemas e identifica a cidade de cada cliente para facilitar o deslocamento de Gunawan, que recebe lembretes de texto personalizados de sua equipe um dia antes de cada reunião.

7. Use a sua paixão. Gunawan, uma cozinheira ávida, reconhece que, muitas vezes, os relacionamentos não parecem tão próximos quando acontecem por meio de reuniões virtuais. Então, ela buca complementar as interações online com jantares mensais que podem ocorrer em Houston ou Lafayette, onde ela ainda tem uma casa. (Durante o período da COVID, ela garante que todos os participantes estejam vacinados.) Nesses eventos, que normalmente reúnem dois a três casais além de Gunawan e seu marido/sous chef, a consultora fortalece o relacionamento com seus clientes mais abastados. Seu prato preferido é etouffee de lagostim, broa de milho com mel e pimenta jalapena, e pudim de pão. A abordagem de cozinhar para os clientes começou quando Gunawan ainda era iniciante no negócio e não conhecia muitas pessoas em Lafayette. Ela experimentou receitas, convidou clientes e amigos, viu sua clientela aumentar e sua culinária melhorar. Para uma festa de tamale, alguns clientes até dirigiram de Louisiana a Houston. Gunawan foi capaz de convidar as pessoas certas para cada evento perguntando sobre os restaurantes favoritos dos clientes, coquetéis, hobbies e comida durante as entregas das apólices. "Então, quando organizo um jantar, sei exatamente quem nunca provou etouffee de lagostim em Houston", disse ela, "e quem pode querer provar algo que nunca experimentou antes.”

Contato: Cindy Gunawan cindy.gunawan@nm.com